办公电子文件防泄密软件在企业中如何用？

2022-12-16 959

办公电子文件在当代企业中，是每一家企业重要的数据资产，这些数据文件不可以泄漏，在企业电脑中存在，要有有效的安全防护，所以现在市场上出现了文件防泄密软件，那么对于企业来讲，如何选择一款好用的文件防泄密软件呢？

对于企业而言，对存储在员工办公电脑上的文件，在未施加任何安全措施的情况下，就会造成数据的泄密，数据泄密的方式是也很多的，员工可以随意的带防企业的重要电子文档，这对会对企业的发展有一定的影响，所以企业在保护电子文件上必须采取一定有效的防护的措施，现在大部分企业采用的是透明加密软件，这种加密的方式是对企业中电脑上的重要电子文件进行加密，加密后的电子文件就会得到有效的保护，当然有很多企业管理者认为加密后的文件，在企业内部使用会很麻烦，会影响员工的工作效率。

其实，对于加密过的文件，只能在公司内部用，并且对员工来讲是无感应的，员工在公司内部使用加密文件时无需输入任何密码，无需任何过多的操作步骤，员工在公司内部使用加密文件时与无加密时一样的操作即可，不改变员工的任何操作习惯。
当然如果出现加密后的电子文件带离公司，那么在外面加密后的文件是打不开的或打开是乱码，企业在使用加密文件时，需要外发怎么办？
透明加密对加密后的电子文件需要外发，有多少解密方式。常见的解密方式如下：

在线审批解密

当有员工需要外发文件时，只要将需要解密的文件点右键申请解密，填写相关理由，则会向审核人（设置好的审批管理员）提出申请并带有此文件附件以备查看；审核人员如果同意则会向申请端返回一个未加密的文件；反之，则拒绝。

邮件解密

1、通过邮件匹配发件人邮件id或收件人邮件id解密，进行邮件外发解密通过验证发件人或验证收件人的方式，系统匹配到会自动解密发送；反之，其打开的文件都为乱码。
2、通过对发送的带加密文件的邮件进行管理员在线审批，当管理员对所发送的邮件审批通过后，此邮件可解密发送出去。

手机端审批

若审批管理员不在电脑旁边或出差的情况，审批端有 ios 和安卓版本的，可以让管理员通过手机进行解密！