本文简介：本文主要为大家整理了 “如何防止公司文件外发” 相关的内容，主要有 怎样防止公司文件和图纸外发？分享五个功能有效防止文件外发， 文档外发行为怎么记录？这四个功能都可以记录文件外发！， 盘点常见的内外网文件传输方法，看看哪个最好用！， 文件外发控制管理办法有哪些（文件堡垒系统）， 如何防止公司文件外发，内部文件禁止外传， 等内容，文章部分观点不代表本站观点，如有侵权或其它问题请反馈客服。
1、怎样防止公司文件和图纸外发？分享五个功能有效防止文件外发
在数字化时代，公司的文件和图纸是核心资产，但如何防止这些敏感信息被员工或外部人员非法外发？
安企神软件通过透明加密、审批管控、程序限制、邮件监控、外发包定制五大核心功能，为企业打造“防泄漏、可追溯、可控外发”的安全防线。
1. 文档透明加密：外发即加密，乱码防泄密
核心功能：
加密透明：文件在公司内部正常编辑、查看，无需额外操作。
外发即加密：当文件被复制到U盘、通过邮件发送或上传至外部平台时，自动加密为乱码，只有授权用户可解密。
示例：
员工尝试将设计图纸
.dwg拷贝到U盘，文件外发后变为乱码，需管理员授权解密后才能打开。
2. 外发审批：所有外发行为需“过审”
核心功能：
分级审批流程：员工外发文件前需提交申请，经部门负责人或管理员审批后方可操作。
记录审批日志：系统自动记录申请时间、文件名、审批人及结果
3. 限制指定程序外发文件：封堵“漏洞”程序
核心功能：
程序级管控：禁止通过特定软件（如QQ、微信、迅雷）传输文件，但允许办公软件（如Word、CAD）正常使用。
外发路径监控：记录文件通过哪些程序被外发，便于追溯风险。
异常操作报警：若员工尝试通过非白名单程序外发文件，系统弹窗提示并记录日志。
4. 邮件发送控制：监控并过滤敏感附件
核心功能：
邮件内容审计：记录所有外发邮件的收件人、主题、附件名称及内容片段。
敏感词拦截：若邮件包含“机密”“图纸”等关键词或附件为加密文件，直接拦截并报警。
5. 外发包制作：合法外发时“可控可追溯”
核心功能：
安全外发通道：员工需通过安企神提供的“外发包”功能，将文件打包后外发，管理员可设置外发包的使用期限、打开次数、阅读权限等。
外发包加密：接收方需安装专用阅读器或输入密码才能查看文件，且禁止复制、截图或二次转发。
防止公司文件和图纸外发，需构建“加密-审批-程序管控-邮件监控-安全外发”的多层防护体系。安企神软件通过以下方式实现：
透明加密：文件外发即加密，防员工“随手拷贝”。
外发审批：所有外发行为需层层审核，杜绝“一言堂”。
程序限制：封堵高风险软件，堵住泄密漏洞。
邮件监控：追踪每一封外发邮件，识别异常行为。
外发包定制：合法外发时“可控可追溯”，兼顾安全与业务需求。
无论是保护商业机密还是防范内部风险，关键在于将制度与工具结合，让每一份文件的外发都成为“被授权、可追溯”的安全行为。
编辑：小月
2、文档外发行为怎么记录？这四个功能都可以记录文件外发！
“数据外发不是‘能不能’的问题，而是‘如何管’的必答题。”。
文档外发行为怎么记录，让每一份文件的去向“有迹可循”？
以下是通过安企神软件实现文档外发行为记录的全流程解析，涵盖操作审计、敏感文件报警、邮件监控及阻断日志四大核心功能。
1. 文档操作审计：记录所有文件操作轨迹
功能说明：
软件可实时监控并记录员工对文档的创建、修改、删除、复制、外发等操作，包括：
文件路径：记录文件存储位置（如
D:\项目\合同.docx）。操作时间：精确的操作时间戳。
操作用户：执行操作的员工账号。
操作方式：通过复制、剪贴板、邮件或外接设备外发。
2. 敏感文件报警：自动标记高风险外发行为
功能说明：
通过预设关键词或文件类型（如“机密”“财务”“客户名单”），当员工尝试外发敏感文件时，系统会：
实时报警：向管理员推送邮件或短信通知。
记录详情：保存敏感文件的名称、内容片段、操作路径及责任人。
3. 电子邮件发送审计：追踪邮件外发内容
功能说明：
软件可监控邮件客户端，记录：
邮件主题：外发邮件的标题。
收件人：外部邮箱地址或内部员工账号。
附件内容：自动提取邮件附件的文件名、大小及部分文本内容（如PDF、Word文档的前100字）。
操作步骤：
启用邮件审计：
在“策略模板”中开启“邮件发送审计”功能，并选择需监控的邮件客户端。
导出邮件日志：
在“网络审计”→“电子邮件”中，按时间或关键词筛选外发邮件，支持导出数据。
4. 文档外发阻断日志：查看被拦截的高风险文件
功能说明：
当员工尝试外发被策略阻止的文件时（如包含敏感词或未审批），系统会：
立即拦截：阻止文件外发并弹出提示。
记录阻断日志：保存被拦截文件的名称、操作路径、尝试时间及责任人。
正如史蒂夫·乔布斯所说：“隐私不是选择题，而是生存题。”
在数据安全成为企业生命线的今天，安企神软件提供的文档外发行为记录方案，不仅能帮助企业满足合规要求，更能通过“记录-预警-阻断-追溯”的闭环管理，将风险扼杀在摇篮中。
无论是保护商业机密还是防范内部泄密，关键在于将技术手段与管理策略结合，让每一份文件的外发都变得“透明而可控”。
编辑：小月
3、盘点常见的内外网文件传输方法，看看哪个最好用！
盘点常见的内外网文件传输方法，看看哪个最好用！
内外网文件传输在企业里面是很常见的一种业务场景，因为很多企业，包括政府机构、金融、医疗、能源等等行业组织，都会进行网络隔离，来保护内部的数据安全性。
常见的内外网文件传输的方法主要包括以下几种：
1、移动介质： 通过U盘、移动硬盘等移动存储设备在内外网之间进行文件拷贝和传输。这种方法简单易行，但存在数据安全风险，如病毒传播和数据泄露。
2、IM通讯工具： 使用即时通讯工具（如微信、QQ等）进行文件传输。这些工具方便易用，但通常有文件大小限制，且安全性较低。
3、FTP应用： 通过FTP（文件传输协议）进行文件的上传和下载。FTP应用可以实现大文件的传输，但可能存在安全隐患，需要配合其他安全措施使用。
4、网闸自带的文件摆渡系统： 利用网闸设备自带的文件摆渡功能实现内外网文件的安全传输。这种方法可以提供一定程度的安全保障，但可能存在传输效率和文件大小限制。
5、邮件系统： 通过电子邮件发送文件作为附件。这是一种常见的文件传输方式，但同样存在文件大小限制和安全性问题。
6、专业的内外网文件交换产品：例如安企神跨网文件安全交换系统，这类产品提供了统一、安全、高效的数传通道，支持多种数据交换安全管控手段，有效防止数据泄露。
为什么说安企神跨网文件安全交换系统是专业的内外网文件传输方法呢？因为该系统是一套专为解决网络隔离环境下数据交换问题而设计的，能够帮助企业在隔离网络之间快速建立一个“统一、安全、高效的数传通道”，支持软件部署以及硬件一体机部署模式。
该系统的核心优势包括：
1、全平台日志审计： 随时获取文件交换行为日志，便于灵活查询操作记录和原始文件，实现文件包创建、发送、审批、访问、下载的全过程记录和审计。
2、文件归档可追溯： 文件自动归档留存备查，过期文件自动清理归档，可追溯指定人员的文件访问下载记录、文件审批行为记录以及指定文件的原始内容。
3、确保安全合规： 采用传输过程全加密，分布式部署架构，私有通信协议，以及前置机方案，满足等保及行业规范要求，确保100%数据安全性。
4、重要文件审批才能发送： 基于文件属性、收发件人特征等预置条件，自动发起不同的审批流程，支持多级审批、多人审批、会签或签，以及自定义格式的审批附加信息表单。
5、支持多种网络隔离架构： 适用于防火墙、DMZ、网闸、虚拟化等网络隔离架构，支持多个隔离网间的单双向数据交换，提供灵活组合的数据交换方式。
6、强大的集成能力和延展性： 提供开放API，支持AD/LDAP用户集成和原有OA、BPM等外部审批流程集成，支持ICAP协议，可与第三方杀毒引擎、DLP等集成，加强安全检测能力。
7、大体量业务数据高速可靠交换： 内置高性能传输协议，带宽利用率可达80%以上，支持断点续传、自动重传、完整性校验，解决大体量业务数据的跨网交换难题。
8、快速部署，实施周期短： 支持私有化部署和虚拟化部署，支持Linux/Windows服务器，提供纯Web访问使用和高性能浏览器插件，以及命令行传输工具。
选择合适的内外网文件传输方法需要根据具体的业务需求、安全性要求以及网络环境来决定。对于安全性要求较高的场景，建议采用专业的文件交换产品或服务。安企神跨网文件安全交换系统通过这些功能，帮助企业实现了跨网文件交换的全生命周期管控，包括事前控制、事中审查和事后追溯，大幅提升操作易用性及业务时效性。
4、文件外发控制管理办法有哪些（文件堡垒系统）
文件外发控制管理办法有哪些（文件堡垒系统）
保护企业重要文件，一直是管理者最为头疼的问题，企业很多文件或数据都涉及行业机密、财务信息、客户信息、设计文件等信息，一旦这些信息泄露，将会给企业造成不可估量的损失，因此，企业选择一款数据保护软件尤为重要。
今天给大家带来一款文件堡垒系统，它是安企神软件中的一个文件堡垒系统，专注企业文件文件外发控制管理的安全功能，它通过多种方法来管理、监控和控制文件的外发行为。
企业所存在的数据安全隐患：
1、员工通过各种USB存储设备，如U盘、移动硬盘、手机内存卡等非法拷贝电脑文件，然后携带出去据为己有。
2、通过QQ等聊天软件发送文件。通过聊天软件传输电脑文件的行为也极为普遍，同时速度也较快。
3、通过邮件附件发送电脑文件，由于现在邮件附件支持较大的附件上传，因此泄露电脑文件也变得极为“方便”。
4、通过FTP工具上传电脑文件，通过将电脑文件借助于FTP工具可以发送到网络空间从而实现了窃取公司商业机密信息的目的。
5、通过网盘上传电脑文件，将公司商业机密存储到网盘、云盘，然后离开公司后下载下来。
文件堡垒系统能做什么：
1、自动透明加密： 对文件自动加密，加密后的文件在授信环境内可正常打开，非法外发出去的文件打开都是乱码。
2、强制水印防止泄密： 开启水印功能后,屏幕\打印\截图都会显示水箱信息,信息保护管理者设定
内容\电脑ip\所属员工\等内容,以此防止通过拍照\打印\截图等方式泄密
3、端口管控和外设管控： USB端口管理，能管理所有U口外设，防止通过U盘，手机，移动硬盘，移动光驱等设备拷贝文件导致信息泄密，也可对指定设备经行信任授权，还有usb接口插入记录的功能，防止文件泄密。
4、详细的日志审计： 管理员通过文件操作记录预判泄密行为、事后追责和防抵赖。通过文件操作记录，方便管理人员对具备潜在泄密风险的人员进行锁定，重点跟进这些人员的行为，事前防御泄密事件的发生。
5、感文件扫描、报警、拦截： 对数据库的日志数据进行统计、归纳，以报表的形式展现出来，可以智能显示安全风险与趋势。
加密文件外发流程申请步骤：
以上内容就是文件堡垒系统对文件加密外发限制功能分享，除此之外，软件还具备上网行为管理、终端管控、程序管控、局域网管控等功能
5、如何防止公司文件外发，内部文件禁止外传
如何防止公司文件外发，内部文件禁止外传
随着信息技术的迅速发展，企业文件的安全性受到了越来越大的威胁。如何防止公司文件外发，保障内部文件的安全，已成为企业亟待解决的问题。安企神软件作为一款专业的企业级数据安全解决方案，正是您防止文件外传的最佳选择。
为什么要禁止企业内部文件外发？
公司文件包含了企业的核心机密，如技术资料、客户资料、渠道信息等。一旦外泄，可能导致竞争对手获取敏感信息，给企业带来巨大的经济损失，可能会引发法律纠纷，给企业带来不必要的麻烦
安企神软件——内部文件禁止外传的得力助手：
1、文件加密保护： 安企神软件采用先进的加密技术，对指定文件夹或文件进行加密保护。员工无法将加密文件复制、打印、传输等，有效防止了核心机密文件的泄露。
2、禁止外部设备连接： 安企神软件可禁止员工使用外部设备，如U盘、移动硬盘等，进一步降低了文件外泄的风险。
3、网络限制： 通过限制员工上网行为，安企神软件可以防止员工通过互联网将公司文件传输出去。
4、 日志记录与监控： 安企神软件全程记录员工的操作行为，管理者可以随时查看员工的操作记录，发现异常行为及时采取措施。
5、自定义策略模板： 根据企业的实际需求，安企神软件支持自定义策略模板，灵活配置各项加密策略，满足企业的个性化需求。
防止公司文件外发，保障内部文件安全是企业发展的重要保障。选择安企神软件，将为您的企业带来更高效、更稳定、更全面的数据安全保障。让我们携手共同守护企业的信息安全，为企业稳健发展保驾护航！