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1、怎样防止公司文件和图纸外发？分享五个功能有效防止文件外发
在数字化时代，公司的文件和图纸是核心资产，但如何防止这些敏感信息被员工或外部人员非法外发？
安企神软件通过透明加密、审批管控、程序限制、邮件监控、外发包定制五大核心功能，为企业打造“防泄漏、可追溯、可控外发”的安全防线。
1. 文档透明加密：外发即加密，乱码防泄密
核心功能：
加密透明：文件在公司内部正常编辑、查看，无需额外操作。
外发即加密：当文件被复制到U盘、通过邮件发送或上传至外部平台时，自动加密为乱码，只有授权用户可解密。
示例：
员工尝试将设计图纸
.dwg拷贝到U盘，文件外发后变为乱码，需管理员授权解密后才能打开。
2. 外发审批：所有外发行为需“过审”
核心功能：
分级审批流程：员工外发文件前需提交申请，经部门负责人或管理员审批后方可操作。
记录审批日志：系统自动记录申请时间、文件名、审批人及结果
3. 限制指定程序外发文件：封堵“漏洞”程序
核心功能：
程序级管控：禁止通过特定软件（如QQ、微信、迅雷）传输文件，但允许办公软件（如Word、CAD）正常使用。
外发路径监控：记录文件通过哪些程序被外发，便于追溯风险。
异常操作报警：若员工尝试通过非白名单程序外发文件，系统弹窗提示并记录日志。
4. 邮件发送控制：监控并过滤敏感附件
核心功能：
邮件内容审计：记录所有外发邮件的收件人、主题、附件名称及内容片段。
敏感词拦截：若邮件包含“机密”“图纸”等关键词或附件为加密文件，直接拦截并报警。
5. 外发包制作：合法外发时“可控可追溯”
核心功能：
安全外发通道：员工需通过安企神提供的“外发包”功能，将文件打包后外发，管理员可设置外发包的使用期限、打开次数、阅读权限等。
外发包加密：接收方需安装专用阅读器或输入密码才能查看文件，且禁止复制、截图或二次转发。
防止公司文件和图纸外发，需构建“加密-审批-程序管控-邮件监控-安全外发”的多层防护体系。安企神软件通过以下方式实现：
透明加密：文件外发即加密，防员工“随手拷贝”。
外发审批：所有外发行为需层层审核，杜绝“一言堂”。
程序限制：封堵高风险软件，堵住泄密漏洞。
邮件监控：追踪每一封外发邮件，识别异常行为。
外发包定制：合法外发时“可控可追溯”，兼顾安全与业务需求。
无论是保护商业机密还是防范内部风险，关键在于将制度与工具结合，让每一份文件的外发都成为“被授权、可追溯”的安全行为。
编辑：小月
2、文档外发行为怎么记录？这四个功能都可以记录文件外发！
“数据外发不是‘能不能’的问题，而是‘如何管’的必答题。”。
文档外发行为怎么记录，让每一份文件的去向“有迹可循”？
以下是通过安企神软件实现文档外发行为记录的全流程解析，涵盖操作审计、敏感文件报警、邮件监控及阻断日志四大核心功能。
1. 文档操作审计：记录所有文件操作轨迹
功能说明：
软件可实时监控并记录员工对文档的创建、修改、删除、复制、外发等操作，包括：
文件路径：记录文件存储位置（如
D:\项目\合同.docx）。操作时间：精确的操作时间戳。
操作用户：执行操作的员工账号。
操作方式：通过复制、剪贴板、邮件或外接设备外发。
2. 敏感文件报警：自动标记高风险外发行为
功能说明：
通过预设关键词或文件类型（如“机密”“财务”“客户名单”），当员工尝试外发敏感文件时，系统会：
实时报警：向管理员推送邮件或短信通知。
记录详情：保存敏感文件的名称、内容片段、操作路径及责任人。
3. 电子邮件发送审计：追踪邮件外发内容
功能说明：
软件可监控邮件客户端，记录：
邮件主题：外发邮件的标题。
收件人：外部邮箱地址或内部员工账号。
附件内容：自动提取邮件附件的文件名、大小及部分文本内容（如PDF、Word文档的前100字）。
操作步骤：
启用邮件审计：
在“策略模板”中开启“邮件发送审计”功能，并选择需监控的邮件客户端。
导出邮件日志：
在“网络审计”→“电子邮件”中，按时间或关键词筛选外发邮件，支持导出数据。
4. 文档外发阻断日志：查看被拦截的高风险文件
功能说明：
当员工尝试外发被策略阻止的文件时（如包含敏感词或未审批），系统会：
立即拦截：阻止文件外发并弹出提示。
记录阻断日志：保存被拦截文件的名称、操作路径、尝试时间及责任人。
正如史蒂夫·乔布斯所说：“隐私不是选择题，而是生存题。”
在数据安全成为企业生命线的今天，安企神软件提供的文档外发行为记录方案，不仅能帮助企业满足合规要求，更能通过“记录-预警-阻断-追溯”的闭环管理，将风险扼杀在摇篮中。
无论是保护商业机密还是防范内部泄密，关键在于将技术手段与管理策略结合，让每一份文件的外发都变得“透明而可控”。
编辑：小月
3、企业如何管控员工外发的文件？这5种方法你一定要学会 ！
企业管控员工外发文件是一个涉及多方面的工作。
这需要从政策制定、技术手段、员工教育、审计监控以及应急响应等多个维度综合施策。
以下是五种关键的方法，供企业参考和学习：
1. 制定明确的文件管理制度
文件分类与等级：根据文件的重要性和敏感性，将文件分为不同的等级，如机密、秘密、内部使用等，并对不同等级的文件采取不同的管控措施。
外发规定：明确员工在何种情况下可以外发文件，如何外发文件，以及外发文件后需要承担的责任。这些规定应详细、具体，并广泛宣传，确保每位员工都了解并遵守。
2. 采用技术手段加强管控
文件加密技术：使用专业的加密软件对敏感文件进行加密处理，确保文件在传输和存储过程中的安全性。即使文件被外发，未经授权的人员也无法解密查看。
文件管理系统：通过企业级的文件管理系统，对员工的文件访问权限进行精细化管理。根据员工的职责和岗位需求，设置不同的文件访问、编辑、复制、外发等权限，确保敏感信息只能被授权人员访问。
数据泄露防护（DLP）技术：实时监控和分析企业网络中的数据流动，识别并阻止敏感数据的非法外发。通过DLP技术，企业可以及时发现并阻止员工通过电子邮件、即时通讯工具、网盘等方式外发敏感文件。
终端安全管理软件：实时监控员工终端设备的操作行为，包括文件的外发。
通过设定规则，像安企神这类软件可以自动阻止不符合规定的文件外发行为，并向管理员发送警报。
3. 加强员工的安全意识教育
保密协议：要求员工签订保密协议，明确员工在文件外发方面的责任和义务，增强员工的安全意识和风险意识。
信息安全培训：定期开展信息安全培训，提高员工对信息安全的认识和重视程度。通过案例分享等方式，让员工了解文件外发不当可能带来的风险和后果。
4. 实施审计与监控
文件审计系统：建立文件审计系统，记录员工对文件的操作行为，如打开、修改、删除、外发等，以便对异常行为进行追溯和调查。
实时监控与告警：利用技术手段实时监控员工的文件操作行为，一旦发现异常外发行为或尝试外发敏感文件，系统会立即发出告警通知并记录相关操作日志。
5. 制定应急响应预案
应急响应预案：制定文件外发安全的应急响应预案，明确应急处理流程和责任人。在发生文件泄露事件时，能够迅速启动应急预案，采取有效措施控制事态发展，减少损失。
持续改进：根据评估结果，及时对文件管控策略和技术手段进行改进和优化，提高文件管控的效果和效率。
综上所述，企业管控员工外发文件需要从多个方面综合施策，形成一套完整的管理体系。通过制定明确的文件管理制度、采用技术手段加强管控、加强员工的安全意识教育、实施审计与监控以及制定应急响应预案等措施，企业可以更有效地管控员工外发文件，保护企业的敏感信息和核心数据不被泄露。
4、文件外发控制加密管理，企业文件外发加密方式
文件外发控制加密管理，企业文件外发加密方式
在互联网化办公环境中，数据安全已成为企业生存和发展的关键。尤其在文件外发过程中，一旦失误造成泄密，有可能给企业造成不可估量的损失。如何确保数据的安全、完整和机密性，是企业亟待解决的问题。
安企神软件的文件堡垒系统作为一款专业的文件加密管理工具，为企业提供了强大的数据保护屏障。它采用先进的国密256加密算法，对各类文件进行全面加密，确保数据在传输和存储过程中的安全。
软件具备以下核心优势，确保企业文件外发的安全：
1、全面加密技术 ：采用国际先进的加密算法，对各类文件进行全面加密，确保数据在传输和存储过程中的安全。无论是文档、图片还是视频，都能为您保驾护航。
2、精细权限管理 ：根据企业实际需求，为不同用户角色分配不同的访问权限。员工只能在自己的权限范围内操作文件，有效防止敏感信息的泄露。
3、实时监控与审计 ：对文件的外发操作进行实时监控和记录，确保企业对文件的使用情况全面掌握。一旦发现异常行为，系统将立即发出警报，让企业及时作出响应。
4、多层次安全防护 ：除了加密和权限管理外，文件堡垒系统还提供虚拟专用网络、安全审计等多种安全防护措施，确保数据安全无死角。
5、易于使用与维护 ：软件界面友好，操作简单，同时提供完善的售后服务和技术支持，帮助企业快速部署并高效使用。
文件堡垒系统支持文件格式：
企业文件加密后的效果：
员工申请文件外发流程：
文件堡垒系统支持所有格式源代码、图纸、文档等格式文件加密，企业内部正常打开，非法离开企业打开全部显示为乱码。
同时，电脑产生的一切文件（源代码、财务数据报表、CAD图纸、office文件等等），自动加密，非授权电脑无法打开。文件自动备份至服务器。
能够从根本上防止员工通过各种USB存储设备、聊天软件、邮件、FTP、网盘等工具泄密的风险。