本文简介：本文主要为大家整理了 “电子文档外发管理” 相关的内容，主要有 文档外发行为怎么记录？这四个功能都可以记录文件外发！， 文档外发不再怕，文档外发控制系统来保驾！， 安企神电子文档外发管理系统功能优势详解， 等内容，文章部分观点不代表本站观点，如有侵权或其它问题请反馈客服。
1、文档外发行为怎么记录？这四个功能都可以记录文件外发！
“数据外发不是‘能不能’的问题，而是‘如何管’的必答题。”。
文档外发行为怎么记录，让每一份文件的去向“有迹可循”？
以下是通过安企神软件实现文档外发行为记录的全流程解析，涵盖操作审计、敏感文件报警、邮件监控及阻断日志四大核心功能。
1. 文档操作审计：记录所有文件操作轨迹
功能说明：
软件可实时监控并记录员工对文档的创建、修改、删除、复制、外发等操作，包括：
文件路径：记录文件存储位置（如
D:\项目\合同.docx）。操作时间：精确的操作时间戳。
操作用户：执行操作的员工账号。
操作方式：通过复制、剪贴板、邮件或外接设备外发。
2. 敏感文件报警：自动标记高风险外发行为
功能说明：
通过预设关键词或文件类型（如“机密”“财务”“客户名单”），当员工尝试外发敏感文件时，系统会：
实时报警：向管理员推送邮件或短信通知。
记录详情：保存敏感文件的名称、内容片段、操作路径及责任人。
3. 电子邮件发送审计：追踪邮件外发内容
功能说明：
软件可监控邮件客户端，记录：
邮件主题：外发邮件的标题。
收件人：外部邮箱地址或内部员工账号。
附件内容：自动提取邮件附件的文件名、大小及部分文本内容（如PDF、Word文档的前100字）。
操作步骤：
启用邮件审计：
在“策略模板”中开启“邮件发送审计”功能，并选择需监控的邮件客户端。
导出邮件日志：
在“网络审计”→“电子邮件”中，按时间或关键词筛选外发邮件，支持导出数据。
4. 文档外发阻断日志：查看被拦截的高风险文件
功能说明：
当员工尝试外发被策略阻止的文件时（如包含敏感词或未审批），系统会：
立即拦截：阻止文件外发并弹出提示。
记录阻断日志：保存被拦截文件的名称、操作路径、尝试时间及责任人。
正如史蒂夫·乔布斯所说：“隐私不是选择题，而是生存题。”
在数据安全成为企业生命线的今天，安企神软件提供的文档外发行为记录方案，不仅能帮助企业满足合规要求，更能通过“记录-预警-阻断-追溯”的闭环管理，将风险扼杀在摇篮中。
无论是保护商业机密还是防范内部泄密，关键在于将技术手段与管理策略结合，让每一份文件的外发都变得“透明而可控”。
编辑：小月
2、文档外发不再怕，文档外发控制系统来保驾！
是不是有时候得把公司里的文件发给客户或者合作伙伴，但又担心文件里的机密信息泄露出去？别担心，今天给大家介绍一款神器——安企神软件，它就像是一个超级保镖，帮你牢牢控制文档外发。
1、加密保护，滴水不漏
软件有个特别厉害的功能，就是文件透明加密。它能在你不知情的情况下，给文件加上一层“隐形锁”。这样，就算文件被外发了，没有密钥的人也别想打开它，里面的内容自然就安全啦！
2、审批流程，层层把关
想外发文件？没那么简单！软件还设置了审批流程。你得先提交申请，经过上级或者指定人员的同意后，文件才能被外发。这样一来，就能确保外发的文件都是经过审核的，不会出啥岔子。
3、U盘管控，严防死守
有些人可能会想通过U盘等外设偷偷拷贝文件，但安企神软件早就想到了这一点。它可以设置U盘的禁用、只读或者加密策略，让你想怎么管就怎么管。这样一来，公司的机密信息就更安全了，不怕被泄露出去。
4、水印追踪，一追到底
软件还有个很实用的功能，就是水印追踪。它可以在文件里嵌入一些信息，比如公司的logo、员工的姓名或者电脑的IP地址等。一旦文件被泄露，你就能通过这些水印信息追踪到泄露的源头，让泄密者无处遁形。
5、实时监控，有据可查
最后，安企神软件还有一个实时监控和审计的功能。它能记录所有与文件相关的操作行为，包括文件的创建、修改、复制、删除等。这样，你就能随时查阅和追溯文件的操作历史，确保文件的安全性和完整性。
总的来说，安企神软件就像是一个全方位的保镖，帮你牢牢控制文档外发，确保公司的机密信息不会泄露出去。如果你也在为文档外发而烦恼，不妨试试这款神器吧！它一定会让你的工作更加轻松和安全。
3、安企神电子文档外发管理系统功能优势详解
安企神电子文档外发管理系统功能优势详解
安企神文档安全外发系统是一款解决核心数据外发安全的安全产品。该产品以文件虚拟化技术为核心，结合透明加密、权限管理等多项前沿技术，在毫不影响用户操作习惯和工作效率的同时，保障信息资产在外发过程当中的安全。
1、安全桌面： 使用MultiDesktop技术，将正常工作环境和安全工作环境相隔离，确保外发数据安全性。
2、沙箱模式： 通过虚拟文件系统控制，保证安全桌面内的操作不受到病毒和木马攻击，确保核心数据的安全性。
3、精细管控： 对于每个外发文档可进行精细化、细粒度权限管理，包括浏览次数、使用时间、读写、打印、水印等各项权限。
一、应用管理
1、安全桌面技术： 利用操作系统的多桌面（MultiDesktop）技术，将正常工作环境和安全工作环境相隔离，保证业务开展的连续性和一致性。
2、虚拟文件系统： 所有在安全桌面内的文件变化均受虚拟文件系统控制，保证安全桌面内的操作不受到病毒和木马攻击，确保核心数据的安全性。
3、精细权限管理： 对于每个外发文档可进行精细化、细粒度权限管理，包括浏览次数、使用时间、阅读、编辑、打印等各项权限。
4、授权绑定机制： 可通过各种授权绑定机制保证外发系统本身的安全性，如密码检查、硬件绑定、USB Key授权等。
5、系统日志审计： 系统提供完整的日志管理，可对所有通过外发系统外发操作进行详尽的日志审计，并对审计日志提供查询、导出、备份等操作支持。
6、智能透明加密： 对受控的外发文件进行智能透明加密，确保外发数据的安全性，防止核心数据二次泄露，毫不影响用户操作习惯。
二、产品优势
1、文件虚拟化技术： 采用“沙盒”技术，对文件系统进行重定向处理，不会对实际的磁盘和注册表等进行操作，并通过安全桌面方式对数据进行安全隔离，确保文件的安全性。
2、精准的安全控制： 采用服务器统一控制外发数据的操作权限，配合短信验证的外发解决方案，完全解决外发设计当中存在的通病与漏洞，确保高度安全。
3、超强的安全保障： 对外发数据的在线、离线操作，针对性的提出了行业内领先的技术解决方案，强力的保护了外发数据的安全。
4、精细的权限控制： 通过对外发数据的精细化细粒度权限管理，完全满足客户个性化需求的同时，根除数据泄露隐患。
5、丰富的兼容接口： 支持常见各种格式电子文档（AutoCAD、Office 、PDF、CorelDraw、Photoshop、PowerPCB、Protel、TXT、Flash、JPG、AVI等）的安全控制。
6、详尽的日志分析： 系统提供完整的日志管理，可记录详尽的文件日志、管理日志、打印日志、授权日志等各类日志，可随时查看系统运行情况，及时发现异常操作，确保全部操作的可追溯性，从根本上降低数据泄露风险。