本文简介：本文主要为大家整理了 “如何限制公司文件外发” 相关的内容，主要有 怎样防止公司文件和图纸外发？分享五个功能有效防止文件外发， 文件外发管控|文件外发控制怎么做， 等内容，文章部分观点不代表本站观点，如有侵权或其它问题请反馈客服。
1、怎样防止公司文件和图纸外发？分享五个功能有效防止文件外发
在数字化时代，公司的文件和图纸是核心资产，但如何防止这些敏感信息被员工或外部人员非法外发？
安企神软件通过透明加密、审批管控、程序限制、邮件监控、外发包定制五大核心功能，为企业打造“防泄漏、可追溯、可控外发”的安全防线。
1. 文档透明加密：外发即加密，乱码防泄密
核心功能：
加密透明：文件在公司内部正常编辑、查看，无需额外操作。
外发即加密：当文件被复制到U盘、通过邮件发送或上传至外部平台时，自动加密为乱码，只有授权用户可解密。
示例：
员工尝试将设计图纸
.dwg拷贝到U盘，文件外发后变为乱码，需管理员授权解密后才能打开。
2. 外发审批：所有外发行为需“过审”
核心功能：
分级审批流程：员工外发文件前需提交申请，经部门负责人或管理员审批后方可操作。
记录审批日志：系统自动记录申请时间、文件名、审批人及结果
3. 限制指定程序外发文件：封堵“漏洞”程序
核心功能：
程序级管控：禁止通过特定软件（如QQ、微信、迅雷）传输文件，但允许办公软件（如Word、CAD）正常使用。
外发路径监控：记录文件通过哪些程序被外发，便于追溯风险。
异常操作报警：若员工尝试通过非白名单程序外发文件，系统弹窗提示并记录日志。
4. 邮件发送控制：监控并过滤敏感附件
核心功能：
邮件内容审计：记录所有外发邮件的收件人、主题、附件名称及内容片段。
敏感词拦截：若邮件包含“机密”“图纸”等关键词或附件为加密文件，直接拦截并报警。
5. 外发包制作：合法外发时“可控可追溯”
核心功能：
安全外发通道：员工需通过安企神提供的“外发包”功能，将文件打包后外发，管理员可设置外发包的使用期限、打开次数、阅读权限等。
外发包加密：接收方需安装专用阅读器或输入密码才能查看文件，且禁止复制、截图或二次转发。
防止公司文件和图纸外发，需构建“加密-审批-程序管控-邮件监控-安全外发”的多层防护体系。安企神软件通过以下方式实现：
透明加密：文件外发即加密，防员工“随手拷贝”。
外发审批：所有外发行为需层层审核，杜绝“一言堂”。
程序限制：封堵高风险软件，堵住泄密漏洞。
邮件监控：追踪每一封外发邮件，识别异常行为。
外发包定制：合法外发时“可控可追溯”，兼顾安全与业务需求。
无论是保护商业机密还是防范内部风险，关键在于将制度与工具结合，让每一份文件的外发都成为“被授权、可追溯”的安全行为。
编辑：小月
2、文件外发管控|文件外发控制怎么做
企业的信息安全面临着前所未有的挑战。
文件一旦外发，控制力度大大减弱，
可能导致敏感信息泄露、数据滥用等风险。
为了有效管理文件外发行为，保护企业的核心竞争力和商业机密，以下是7个聪明的文件外发管控方法，助力企业筑牢信息安全防线。
一、文件分类与等级保护
根据文件的重要性和敏感性，将其分为机密、秘密、内部使用等不同等级。
对不同等级的文件采取不同的管控措施，确保敏感信息得到特别保护。
通过分类管理，企业能够更有针对性地控制文件外发，降低信息泄露的风险。
二、制定明确的文件外发政策
制定详细的文件外发政策，明确员工在何种情况下可以外发文件、如何外发文件以及外发文件后需要承担的责任。
政策内容应广泛宣传，确保每位员工都了解并遵守，从而规范员工行为，减少随意外发文件的情况。
三、使用专业的文件加密软件
采用先进的文件加密软件，如安企神等，对重要文件进行加密处理。
这些软件采用先进的加密算法和技术，提供高强度的数据安全保障。
透明加密模式使得员工在访问加密文件时无需改变原有的工作习惯，同时确保文件在离开授权环境后无法被打开或呈现乱码。
相关功能设置：
①文件加密
可以对文件自动加密、透明加密，加密后的文件在授信环境下可以正常打开，非法外发的文件都是乱码。
②禁止程序外发
软件可以禁止任何渠道的外发，比如浏览器、程序、外设设备、U盘、邮箱、自定义程序等的。支持申请外发，员工需要外发的时候点申请外发，管理者通过后就可以外发。
③文件外发行为审计
企业可以使用软件来记录和分析文件外发行为。这些软件通常提供详细的日志记录功能。
④敏感文件外发报警
敏感文件外发报警系统通过实时监控文件的传输行为，并在检测到敏感文件被外发时立即发出报警。这有助于企业及时发现并应对潜在的安全风险。
四、设置文件外发审批流程
任何文件在离开企业网络前都需要经过严格的审批程序。
审批人员可以根据文件的类型、内容和目的来判断是否批准外发，确保文件外发的合规性和安全性。
设立多级审批制度，通过软件设置审批流程，记录审批人员的意见和决策，确保每一步都有迹可循。
五、嵌入数字水印
在文件中嵌入数字水印，如用户标识、时间戳等。
一旦文件被非法泄露，管理员可以通过水印信息追踪到文件的来源和使用者，便于后续的调查和处理。
这有助于防止文件的非法复制和传播，同时也可以在文件泄露时提供追踪线索。
六、建立文件审计系统
建立文件审计系统，记录员工对文件的操作行为，如打开、修改、删除、外发等。
通过审计系统，企业可以追溯和调查异常行为，及时发现并处理潜在的安全隐患。
利用技术手段实时监控员工的文件操作行为，一旦发现异常外发行为或尝试外发敏感文件，系统会立即发出告警通知并记录相关操作日志。
七、加强员工信息安全培训
定期组织信息安全培训，提高员工的安全意识和责任感。
通过案例分享等方式，让员工了解文件外发的风险和后果，增强员工的保密意识和风险意识。
同时，设立奖励与惩罚机制，对遵守规定的员工进行表彰和奖励，对违反规定的员工进行惩罚和纠正。
通过以上7个聪明的文件外发管控方法，企业可以更有效地管理员工的外发文件行为，确保公司的信息安全。
在数字化时代，信息安全是企业生存和发展的基石。