本文简介：本文主要为大家整理了 “文件外发限制软件” 相关的内容，主要有 怎样防止公司文件和图纸外发？学会这四个方法，再也不用担心员工乱发文件了， 怎样防止公司文件和图纸外发？分享五个功能有效防止文件外发， 文档外发行为怎么记录？这四个功能都可以记录文件外发！， 电子文件外发软件有那些？电子文件外发软件那个好？， 精选：怎样防止公司文件和图纸外发， 等内容，文章部分观点不代表本站观点，如有侵权或其它问题请反馈客服。
1、怎样防止公司文件和图纸外发？学会这四个方法，再也不用担心员工乱发文件了
在当今信息化时代，企业面临的数据泄露风险日益加剧。
特别是涉及公司核心机密的文件和图纸，一旦外泄，可能会给企业带来不可估量的损失。
那公司该怎样防止公司文件和图纸外发？
学会这四个方法，有效管理文件外发
首先，企业应制定详细的文件分类标准，明确规定哪些文件属于严禁外发的范畴，如核心技术资料、客户机密信息、未公开的财务数据以及重要的设计图纸等。
对于允许外发的文件，要建立严格的审批流程，明确审批的层级和责任人。
例如，一般性文件可由部门主管审批，而涉及重要商业机密的文件则需经过高层领导甚至跨部门的联合审批。
通过明确外发文件的范围和审批流程，企业可以从源头上控制文件的外发行为，确保每一份外发文件都经过严格的审查和批准。
这不仅有助于防止机密信息的泄露，还能提高企业对文件外发的管控能力。
员工是企业信息安全的第一道防线。
因此，加强员工培训与教育，提高员工对文件外发风险的认识至关重要。
企业应定期开展信息安全培训，让员工了解企业的文件外发管理制度以及违规外发的严重后果。
培训内容可包括数据保护法律法规、保密意识培养、常见的信息安全威胁及防范措施等。
通过培训，员工将更加了解文件外发的重要性和风险性，从而自觉遵守企业规定，减少因疏忽或故意导致的文件外发行为。
同时，企业还可以鼓励员工积极举报可疑的文件外发行为，共同维护企业的信息安全。
在防止公司文件和图纸外发方面，专业工具的应用至关重要。
以安企神软件为例，讲解一下这类软件的主要功能。
该软件作为一款强大的企业信息安全防护工具，在防止文件和图纸外发方面表现出了卓越的性能。
软件采用先进的加密技术，对敏感文件和图纸进行加密处理。
加密后的文件在企业内部网络环境中可正常使用，但一旦被未经授权的人员外发，在外部设备上打开时将显示为乱码，无法获取其内容。
这种加密方式有效防止了文件在传输和存储过程中的泄露风险。
员工在发送加密文件给外部人员前需提交申请，经管理员审批后方可发送。
审批通过的外发文件可以以安全封装形式发送，如使用受保护的PDF、限时访问链接、自毁文件等，确保文件在外部环境中的安全使用。
这一功能能够实时监控并记录员工在电脑上的复制、粘贴操作。
管理者可以在自己的电脑上清楚地看到员工在某个时间复制、剪贴的内容。
这对于防止员工通过复制粘贴的方式将机密文件和图纸外发具有重要意义。
剪切板记录功能不仅有助于企业及时发现并阻止潜在的泄密行为，还能为事后的调查和处理提供有力依据。
通过查看剪切板记录，企业可以追溯员工的操作历史，找出泄露源头，并采取相应的措施进行补救。
软件具备实时监控功能，能够及时发现并阻止潜在的泄密行为。
通过监控和审计功能，企业可以记录所有与文件和图纸相关的操作日志，包括文件的创建、复制、修改、外发和删除等行为。
这些日志信息不仅可以帮助企业追踪文件的流向和使用情况，还能在发生信息安全事件时，迅速追溯到源头，找出泄露的原因和责任人。
除了上述措施外，企业还应建立监督与惩罚机制，确保文件外发管理制度的有效执行。
设立专门的监督岗位或团队，定期检查员工的文件外发行为是否符合规定。
对于违反外发管理制度的员工，要给予相应的惩罚，如警告、罚款、降职降薪直至解除劳动合同等。
通过建立监督与惩罚机制，企业可以形成有效的威慑力，让员工自觉遵守文件外发管理制度。
同时，这也有助于提高企业对文件外发的管控能力，确保企业的信息安全和稳定发展。
以上四个方法，大家都学会了吗？
如果有其他问题可以在评论区留言，或者直接私信我哦。
责编：小雨
2、怎样防止公司文件和图纸外发？分享五个功能有效防止文件外发
在数字化时代，公司的文件和图纸是核心资产，但如何防止这些敏感信息被员工或外部人员非法外发？
安企神软件通过透明加密、审批管控、程序限制、邮件监控、外发包定制五大核心功能，为企业打造“防泄漏、可追溯、可控外发”的安全防线。
1. 文档透明加密：外发即加密，乱码防泄密
核心功能：
加密透明：文件在公司内部正常编辑、查看，无需额外操作。
外发即加密：当文件被复制到U盘、通过邮件发送或上传至外部平台时，自动加密为乱码，只有授权用户可解密。
示例：
员工尝试将设计图纸
.dwg拷贝到U盘，文件外发后变为乱码，需管理员授权解密后才能打开。
2. 外发审批：所有外发行为需“过审”
核心功能：
分级审批流程：员工外发文件前需提交申请，经部门负责人或管理员审批后方可操作。
记录审批日志：系统自动记录申请时间、文件名、审批人及结果
3. 限制指定程序外发文件：封堵“漏洞”程序
核心功能：
程序级管控：禁止通过特定软件（如QQ、微信、迅雷）传输文件，但允许办公软件（如Word、CAD）正常使用。
外发路径监控：记录文件通过哪些程序被外发，便于追溯风险。
异常操作报警：若员工尝试通过非白名单程序外发文件，系统弹窗提示并记录日志。
4. 邮件发送控制：监控并过滤敏感附件
核心功能：
邮件内容审计：记录所有外发邮件的收件人、主题、附件名称及内容片段。
敏感词拦截：若邮件包含“机密”“图纸”等关键词或附件为加密文件，直接拦截并报警。
5. 外发包制作：合法外发时“可控可追溯”
核心功能：
安全外发通道：员工需通过安企神提供的“外发包”功能，将文件打包后外发，管理员可设置外发包的使用期限、打开次数、阅读权限等。
外发包加密：接收方需安装专用阅读器或输入密码才能查看文件，且禁止复制、截图或二次转发。
防止公司文件和图纸外发，需构建“加密-审批-程序管控-邮件监控-安全外发”的多层防护体系。安企神软件通过以下方式实现：
透明加密：文件外发即加密，防员工“随手拷贝”。
外发审批：所有外发行为需层层审核，杜绝“一言堂”。
程序限制：封堵高风险软件，堵住泄密漏洞。
邮件监控：追踪每一封外发邮件，识别异常行为。
外发包定制：合法外发时“可控可追溯”，兼顾安全与业务需求。
无论是保护商业机密还是防范内部风险，关键在于将制度与工具结合，让每一份文件的外发都成为“被授权、可追溯”的安全行为。
编辑：小月
3、文档外发行为怎么记录？这四个功能都可以记录文件外发！
“数据外发不是‘能不能’的问题，而是‘如何管’的必答题。”。
文档外发行为怎么记录，让每一份文件的去向“有迹可循”？
以下是通过安企神软件实现文档外发行为记录的全流程解析，涵盖操作审计、敏感文件报警、邮件监控及阻断日志四大核心功能。
1. 文档操作审计：记录所有文件操作轨迹
功能说明：
软件可实时监控并记录员工对文档的创建、修改、删除、复制、外发等操作，包括：
文件路径：记录文件存储位置（如
D:\项目\合同.docx）。操作时间：精确的操作时间戳。
操作用户：执行操作的员工账号。
操作方式：通过复制、剪贴板、邮件或外接设备外发。
2. 敏感文件报警：自动标记高风险外发行为
功能说明：
通过预设关键词或文件类型（如“机密”“财务”“客户名单”），当员工尝试外发敏感文件时，系统会：
实时报警：向管理员推送邮件或短信通知。
记录详情：保存敏感文件的名称、内容片段、操作路径及责任人。
3. 电子邮件发送审计：追踪邮件外发内容
功能说明：
软件可监控邮件客户端，记录：
邮件主题：外发邮件的标题。
收件人：外部邮箱地址或内部员工账号。
附件内容：自动提取邮件附件的文件名、大小及部分文本内容（如PDF、Word文档的前100字）。
操作步骤：
启用邮件审计：
在“策略模板”中开启“邮件发送审计”功能，并选择需监控的邮件客户端。
导出邮件日志：
在“网络审计”→“电子邮件”中，按时间或关键词筛选外发邮件，支持导出数据。
4. 文档外发阻断日志：查看被拦截的高风险文件
功能说明：
当员工尝试外发被策略阻止的文件时（如包含敏感词或未审批），系统会：
立即拦截：阻止文件外发并弹出提示。
记录阻断日志：保存被拦截文件的名称、操作路径、尝试时间及责任人。
正如史蒂夫·乔布斯所说：“隐私不是选择题，而是生存题。”
在数据安全成为企业生命线的今天，安企神软件提供的文档外发行为记录方案，不仅能帮助企业满足合规要求，更能通过“记录-预警-阻断-追溯”的闭环管理，将风险扼杀在摇篮中。
无论是保护商业机密还是防范内部泄密，关键在于将技术手段与管理策略结合，让每一份文件的外发都变得“透明而可控”。
编辑：小月
4、电子文件外发软件有那些？电子文件外发软件那个好？
在当前公司与公司之间的往来大多数都是以电子文件来进行信息合作交互的，电子文件外发成为企业外发中重要的一个环节。然而，电子文件的外发导致的数据泄露事件愈来增多，为了较少数据泄露的事件发生，选择一款合适的加密外发管理软件已经成为企业外发的必然选择。
当遇到外发问题，小编推荐一款好用的电子外发软件：
安企神
该款软件是一款专业的电子文件外发管理软件，对需要外发的文件进行加密处理，支持透明文档加密、自动加密和手动加密等多种加密方式，只有持有正确密钥的人员才能解密和查看文件。
制作外发包
该软件允许制作外发包，可以强制最大打开次数限额，设置最长的访问天数限额，在需要向其他公司发送时，向管理员提交审批申请，审批通过后即可发送外发包，同时可以设置外搭文件打开密码，强制禁止阅读者打印等功能。
文档加密
软件支持文档透明加密加密功能，包含透明加密模式、智能加密模式，只解密不加密模式，只读模式、在此同时可以设智剪贴板加密，不允许用鼠标拖拽，支持市面上大多数文件的功能，如果使用软件库中没有可以自行添加。即可进行实现加密功能。
精细化的权限管理
软件可以细化文件的权限，在不同的部门可以设置不同的权限，不同部门的权限设置的不同，就打不开其他部门的文件。
同时通过防火墙规则和网络访问控制策略，限制特定类型的文件通过网络外传。例如，设置防火墙阻止常见的文件传输协议（如FTP、HTTP下载等）。通过设置规则和策略来检测指示敏感数据的关键字或词，防止文件外发泄露并确保遵守数据保护法规。
可以为文件添加可见或隐形的数字水印，以在文件被非法外传时提供追踪依据。这些水印可以包含用户信息、访问时间等，有助于快速追溯源头。
5、精选：怎样防止公司文件和图纸外发
精选：怎样防止公司文件和图纸外发
经常有朋友在后台私信小编，辛辛苦苦的劳动成果发给客户，对方通过各种手段白嫖，真是心力交瘁！或者是公司禁止对外的资料也有员工外发和拷贝，给公司带来损失。
在我们的工作中，经常要给客户发送业务相关的文档、合同、图纸、视频等等，文件一旦外发，就脱离了公司的掌控范围，失去了有效的保护。员工带出或拷贝涉密文件，这些操作企业都会面临着诸多风险和挑战！
如何解决这些问题，守护外发文件的安全呢？以下方案供您选择，确保您文件的安全可控！
解决方案
大多数企业都会使用安企神软件提供的防止公司文件和图纸外发的解决方案，通过使用安企神软件的文件加密、禁止复制拷贝、外发管控、制作文件外发包等功能，可以从多方位入手，为企业重要文档提供全方位的防护，无论是在企业内部的文档使用，还是与合作伙伴共享文档，又或是公司员工将文档带出企业使用，都不用担心文档内容被非法泄露，给企业造成不必要的损失。
防止公司文件和图纸外发详细功能
1、文件加密：
- 全盘加密： 采用最先进的国密256加密算法，对公司电脑上的所有文件进行自动加密，无论是新创建的文件还是已存在的文件，确保数据的安全性。
- 透明加密： 用户无需感知加密过程，可以正常打开、编辑和保存文件。加密过程在后台自动完成，不会干扰用户的正常工作。
加密后的文件只能在安企神软件授权的电脑上查看，不管复制、外发上传还是拆走硬盘，打开都是乱码。
2、外发管理：
- 外发审批： 员工需要外发文件时，必须提交外发申请，经过管理员审批后才能进行外发。
- 外发记录： 系统记录每一次文件外发的详细信息，包括外发时间、接收方、文件内容等，便于后续审计和追溯。
外发上传控制： 配置相关网盘资源网站，禁止相关外发文档工具，如百度网盘，FTP等。
3、权限设置：
- 用户角色管理： 根据员工的职责和部门，设置不同的用户角色，并分配相应的文件访问和操作权限。
- 文件访问权限： 控制员工对文件的读取、编辑、删除等权限，确保只有授权人员才能访问敏感文件。
4、禁止拷贝：
- 禁止拖拽： 防止员工通过拖拽的方式将文件从加密环境移动到非加密环境。
- 禁止打印： 控制加密文件的打印权限，防止敏感信息通过打印方式泄露。
- 屏幕截图监控： 监控员工对加密文件的屏幕截图行为，并进行记录和警告。
复制加密： 开启复制加密功能后，本地资料如果是不加密状态，如果有复制文件到移动设备的操作，软件会自动将文件加密。
5、制作外发包：
- 自定义外发包： 管理员可以根据需要制作自定义的外发包，包含特定的文件和访问权限。
- 外发包加密： 外发包本身也进行加密处理，确保在传输过程中不被非法获取和篡改。
外发包使用限制： 可以设置外发包的使用期限、打开次数等限制条件，控制外发文件的传播范围和使用时间。
通过综合运用以上功能，可以有效防止公司文件和图纸的外发和泄露，确保公司数据的安全性和保密性。
总结：
上述内容就是安企神软件提供的防止公司文件和图纸外发的解决方案，防止公司文件和图纸外发需要综合运用多种策略和技术手段。通过加实施权限管理、加密技术、监控和审计文件使用等措施，可以有效地保护公司的敏感信息和数据安全。