如何限制企业文件外发的范围 (文档外发行为怎么记录？这四个功能都可以记录文件外发！)

企业管控员工外发文件是一个涉及多方面的工作。

这需要从政策制定、技术手段、员工教育、审计监控以及应急响应等多个维度综合施策。

以下是五种关键的方法，供企业参考和学习：

1. 制定明确的文件管理制度

文件分类与等级：根据文件的重要性和敏感性，将文件分为不同的等级，如机密、秘密、内部使用等，并对不同等级的文件采取不同的管控措施。

外发规定：明确员工在何种情况下可以外发文件，如何外发文件，以及外发文件后需要承担的责任。这些规定应详细、具体，并广泛宣传，确保每位员工都了解并遵守。

2. 采用技术手段加强管控

文件加密技术：使用专业的加密软件对敏感文件进行加密处理，确保文件在传输和存储过程中的安全性。即使文件被外发，未经授权的人员也无法解密查看。

文件管理系统：通过企业级的文件管理系统，对员工的文件访问权限进行精细化管理。根据员工的职责和岗位需求，设置不同的文件访问、编辑、复制、外发等权限，确保敏感信息只能被授权人员访问。

数据泄露防护（DLP）技术：实时监控和分析企业网络中的数据流动，识别并阻止敏感数据的非法外发。通过DLP技术，企业可以及时发现并阻止员工通过电子邮件、即时通讯工具、网盘等方式外发敏感文件。

终端安全管理软件：实时监控员工终端设备的操作行为，包括文件的外发。

通过设定规则，像安企神这类软件可以自动阻止不符合规定的文件外发行为，并向管理员发送警报。

3. 加强员工的安全意识教育

保密协议：要求员工签订保密协议，明确员工在文件外发方面的责任和义务，增强员工的安全意识和风险意识。

信息安全培训：定期开展信息安全培训，提高员工对信息安全的认识和重视程度。通过案例分享等方式，让员工了解文件外发不当可能带来的风险和后果。

4. 实施审计与监控

文件审计系统：建立文件审计系统，记录员工对文件的操作行为，如打开、修改、删除、外发等，以便对异常行为进行追溯和调查。

实时监控与告警：利用技术手段实时监控员工的文件操作行为，一旦发现异常外发行为或尝试外发敏感文件，系统会立即发出告警通知并记录相关操作日志。

5. 制定应急响应预案

应急响应预案：制定文件外发安全的应急响应预案，明确应急处理流程和责任人。在发生文件泄露事件时，能够迅速启动应急预案，采取有效措施控制事态发展，减少损失。

持续改进：根据评估结果，及时对文件管控策略和技术手段进行改进和优化，提高文件管控的效果和效率。

综上所述，企业管控员工外发文件需要从多个方面综合施策，形成一套完整的管理体系。通过制定明确的文件管理制度、采用技术手段加强管控、加强员工的安全意识教育、实施审计与监控以及制定应急响应预案等措施，企业可以更有效地管控员工外发文件，保护企业的敏感信息和核心数据不被泄露。

存储设备外发记录

某大型科技公司，因业务需要，需要将一批敏感的客户数据通过存储设备（如移动硬盘）传递给合作伙伴。在数据传输过程中，存储设备意外丢失，导致大量客户数据泄露，给公司带来了巨大的经济损失和声誉损害。

为了防范类似事件再次发生，该公司决定加强存储设备外发管理。

一、存储设备外发记录的重要性

存储设备一般指硬盘、U盘、光盘等，它的重要性体现在以下几个方面：

1、追溯性 ：通过外发记录，可以追溯存储设备的流向，确保设备在传输过程中不被滥用或丢失。

2、安全性 ：对存储设备的外发进行严格管理，可以有效减少数据泄露的风险，保障公司数据的安全。

3、规范性 ：建立外发记录制度，可以使存储设备的管理更加规范、有序，提高工作效率。

二、如何建立存储设备外发记录

使用安企神软件来对存储设备进行管理。

具体操作有以下几项：

1、打开USB文件操作审计功能

2、对USB文件操作进行记录

3、打开文件操作记录审计功能

4、打开文件备份功能

三、如何加强存储设备外发管理

1、限制设备使用范围： 明确存储设备的使用范围，防止设备被滥用或丢失。

如安企神软件可以对U盘的使用进行控制：

2、加强员工培训： 提高员工对存储设备外发管理的认识和重视程度，增强安全意识。

3、建立奖惩机制： 对违反存储设备外发管理制度的行为进行惩罚，对表现优秀的员工进行奖励。

文件外发控制管理办法有哪些（文件堡垒系统）

保护企业重要文件，一直是管理者最为头疼的问题，企业很多文件或数据都涉及行业机密、财务信息、客户信息、设计文件等信息，一旦这些信息泄露，将会给企业造成不可估量的损失，因此，企业选择一款数据保护软件尤为重要。

今天给大家带来一款文件堡垒系统，它是安企神软件中的一个文件堡垒系统，专注企业文件文件外发控制管理的安全功能，它通过多种方法来管理、监控和控制文件的外发行为。

企业所存在的数据安全隐患：

1、员工通过各种USB存储设备，如U盘、移动硬盘、手机内存卡等非法拷贝电脑文件，然后携带出去据为己有。

2、通过QQ等聊天软件发送文件。通过聊天软件传输电脑文件的行为也极为普遍，同时速度也较快。

3、通过邮件附件发送电脑文件，由于现在邮件附件支持较大的附件上传，因此泄露电脑文件也变得极为“方便”。

4、通过FTP工具上传电脑文件，通过将电脑文件借助于FTP工具可以发送到网络空间从而实现了窃取公司商业机密信息的目的。

5、通过网盘上传电脑文件，将公司商业机密存储到网盘、云盘，然后离开公司后下载下来。

文件堡垒系统能做什么：

1、自动透明加密： 对文件自动加密，加密后的文件在授信环境内可正常打开，非法外发出去的文件打开都是乱码。

2、强制水印防止泄密： 开启水印功能后,屏幕\打印\截图都会显示水箱信息,信息保护管理者设定
内容\电脑ip\所属员工\等内容,以此防止通过拍照\打印\截图等方式泄密

3、端口管控和外设管控： USB端口管理，能管理所有U口外设，防止通过U盘，手机，移动硬盘，移动光驱等设备拷贝文件导致信息泄密，也可对指定设备经行信任授权，还有usb接口插入记录的功能，防止文件泄密。

4、详细的日志审计： 管理员通过文件操作记录预判泄密行为、事后追责和防抵赖。通过文件操作记录，方便管理人员对具备潜在泄密风险的人员进行锁定，重点跟进这些人员的行为，事前防御泄密事件的发生。

5、感文件扫描、报警、拦截： 对数据库的日志数据进行统计、归纳，以报表的形式展现出来，可以智能显示安全风险与趋势。

加密文件外发流程申请步骤：

以上内容就是文件堡垒系统对文件加密外发限制功能分享，除此之外，软件还具备上网行为管理、终端管控、程序管控、局域网管控等功能

       企业文件加密外发防泄密水印有哪些？电脑文件防泄密水印有几种？如何防止文件外发引起泄密？安企神加密软件强制实时透明加密电脑文档，全内容、全过程和全方位加密企业电脑里的电子文件。

      企业文件加密外发防泄密水印有好多种，从水印的内容或展示形式来分，可以分为文字水印，图片水印，还有点阵水印。从水印的防泄密功能来分的话，有屏幕水印，也有文档水印，还有打印水印等。其中屏幕水印就是电脑屏幕上显示的水印，显示的水印内容可以是文字，也可以是图片，如企业的Logo，有的企业为了美观，不影响员工日常工作时的视觉，也喜欢采用点阵水印。还有就是文档水印，水印只在文档里显示（这里又可以分为加密文档和非加密文档），不显示在屏幕上，甚至可以选择在加密的文档里才显示水印，不加密的文档里不显示水印喔。当然点阵水印就更高级了。

      安企神文件加密软件防止文件外发泄密可以通过水印的方式来实现，那上面我们简单的介绍了一下防泄密水印的几种方式，不知大家对企业文件防泄密中的水印功能是否了解清楚了呢？欢迎大家感兴趣的与我们公司在线客服进行联系，安排安企神的信息安全专家与您面对面的进行互动交流，共同探讨企业文档防泄密的最新解决方案。