在线试用
微信扫码联系专属客服
安企神软件官网

怎样防止公司文件和图纸外发?分享五个功能有效防止文件外发

2025-04-10

在数字化时代,公司的文件和图纸是核心资产,但如何防止这些敏感信息被员工或外部人员非法外发?

安企神软件通过透明加密、审批管控、程序限制、邮件监控、外发包定制五大核心功能,为企业打造“防泄漏、可追溯、可控外发”的安全防线。

怎样防止公司文件和图纸外发?分享五个功能有效防止文件外发(图1)

搜狗高速浏览器截图20250410110342.png

怎样防止公司文件和图纸外发?分享五个功能有效防止文件外发(图3)
安企神软件如何防止文件和图纸外发?

1. 文档透明加密:外发即加密,乱码防泄密

核心功能

  • 加密透明:文件在公司内部正常编辑、查看,无需额外操作。

  • 外发即加密:当文件被复制到U盘、通过邮件发送或上传至外部平台时,自动加密为乱码,只有授权用户可解密。

示例

  • 员工尝试将设计图纸 .dwg 拷贝到U盘,文件外发后变为乱码,需管理员授权解密后才能打开。


怎样防止公司文件和图纸外发?分享五个功能有效防止文件外发(图1)

文档透明加密.png

2. 外发审批:所有外发行为需“过审”

核心功能

  • 分级审批流程:员工外发文件前需提交申请,经部门负责人或管理员审批后方可操作。

  • 记录审批日志:系统自动记录申请时间、文件名、审批人及结果

    审批日志.png


3. 限制指定程序外发文件:封堵“漏洞”程序

核心功能

  • 程序级管控:禁止通过特定软件(如QQ、微信、迅雷)传输文件,但允许办公软件(如Word、CAD)正常使用。

  • 外发路径监控:记录文件通过哪些程序被外发,便于追溯风险。

  • 异常操作报警若员工尝试通过非白名单程序外发文件,系统弹窗提示并记录日志。

禁止程序外发文件(1).gif

4. 邮件发送控制:监控并过滤敏感附件

核心功能

  • 邮件内容审计:记录所有外发邮件的收件人、主题、附件名称及内容片段。

  • 敏感词拦截:若邮件包含“机密”“图纸”等关键词或附件为加密文件,直接拦截并报警。

邮件发送控制.png

5. 外发包制作:合法外发时“可控可追溯”

核心功能

  • 安全外发通道:员工需通过安企神提供的“外发包”功能,将文件打包后外发,管理员可设置外发包的使用期限、打开次数、阅读权限等。

  • 外发包加密:接收方需安装专用阅读器或输入密码才能查看文件,且禁止复制、截图或二次转发。

    文件外发.png

怎样防止公司文件和图纸外发?分享五个功能有效防止文件外发(图10)
总结

防止公司文件和图纸外发,需构建“加密-审批-程序管控-邮件监控-安全外发”的多层防护体系。安企神软件通过以下方式实现:

  • 透明加密:文件外发即加密,防员工“随手拷贝”。

  • 外发审批:所有外发行为需层层审核,杜绝“一言堂”。

  • 程序限制:封堵高风险软件,堵住泄密漏洞。

  • 邮件监控:追踪每一封外发邮件,识别异常行为。

  • 外发包定制:合法外发时“可控可追溯”,兼顾安全与业务需求。

无论是保护商业机密还是防范内部风险,关键在于将制度与工具结合,让每一份文件的外发都成为“被授权、可追溯”的安全行为。

编辑:小月